Definirea termenilor:
Date cu caracter personal = orice informatie privind o persoana fizica identificata sau identificabila;
Prelucrarea datelor cu caracter personal = orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi: colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvaluirea catre terti prin transmitere, diseminare sau in orice alt mod, alaturarea ori combinarea, blocarea/restrictionarea, stergerea sau distrugerea.
I. Categorii de date prelucrate
Datele cu caracter personal prelucrate de catre prestator sunt obtinute direct de la beneficiar sau rezultate in urma prestarii serviciilor si includ:
- Date personale de identificare: nume, prenume, adresa de domiciliu/resedinta, varsta, data nasterii, sex, telefon, email, CNP, nationalitate, semnatura olografa si/sau electronica, date din actul de identitate, permis de conducere;
- Date de plata: adresa de facturare; numar cont bancar (IBAN);
- Date profesionale: angajator; functie; marca sau CNP si adresa angajat; numar legitimatie, istoric, educatie si training, calificari, certificari;
- Date financiare: venituri, cheltuieli, obligatii fiscale, facilitati fiscale sau beneficii sociale, venituri din alte surse;
- Facturi fiscale catre clienti: inregistrarea facturilor fiscale emise in contabilitate, intocmirea declaratie 394, predarea si arhivarea facturilor fiscale;
- Facturi fiscale de la furnizori: inregistrarea in contabilitate a facturilor, intocmirea declaratiei 394, arhivarea si predarea facturilor;
- Relatia cu banca: conturile bancare, operatiunile prin banca inregistrate in contabilitate in baza extrasului de cont;
- Operatiunile prin casa (incasari/plati): incasari, plati, avansuri spre decontare, diurne, dupa caz;
- Resurse umane / Revisal: intocmire si inregistrare contracte individuale de munca, intocmire state de plata, completarea declaratiei 112, eliberarea adeverintelor de salariat sau de vechime, la solicitarea dumneavoastra, eliberarea de adeverinte de venit pentru fiecare an fiscal, intocmirea documentelor necesare pentru alcatuirea dosarelor de pensii.
II. Scopul prelucrarii datelor cu caracter personal
- Prestarea de servicii contabile si fiscale catre beneficiar;
- Administrarea sistemelor de comunicatii si IT (tehnologia informatiei) ale prestatorului;
- Corespondenta;
- Indeplinirea obligatiilor legale ale prestatorului cu privire la arhivare, securitate, tinerea evidentelor si a altor obligatii pe care legislatia ni le impune;
- Gestiunea financiara. Eliberarea bonurilor, a facturilor si a chitantelor catre dumneavoastra; primirea platilor de la dumneavoastra inclusiv inregistrarea platilor efectuata de alta persoana in numele dumneavoastra; restituirea unor sume de bani catre dumneavoastra; transmiterea de notificari; elaborarea de rapoarte financiare sau de activitate;
- Solutionarea disputelor.Formularea de cereri si de aparari inaintea autoritatilor publice si a altor entitati care solutioneaza neintelegeri.
- Imbunatatirea serviciilor oferite in executarea contractelor incheiate cu beneficiarul.
III. Date personale trasmise catre alti destinatari
De regula, prestatorul nu divulga datele personale ale beneficiarului altor persoane fizice si / sau juridice, insa este posibil ca in anumite cazuri sa fim nevoiti, ca urmare a executarii serviciilor prestate. Acesti destinatari catre care se pot transmite datele personale pot fi:
- Autoritati publice din orice domeniu, din Romania (ANAF, ITM, etc…) sau din strainatate la cererea acestora sau din initiativa prestatorului, in acord cu legislatia aplicabila;
- Auditori, avocati sau alti consultanti profesionaliexterni ai prestatorului, care vor fi obligati prin contractul incheiat sa pastreze confidentialitatea datelor personale;
- Persoane fizice sau juridice imputernicite de prestator in diverse domenii precum servicii de plata, servicii de arhivare sau distrugere de documente, care vor fi obligati sa respecte cerintele legislatiei care protejeaza drepturile fiecaruia;
IV. Masuri tehnice si de organizare pentru asigurarea securitatii datelor cu caracter personal:
Societatea Contexpert Tax Advisory S.R.L. va lua toate masurile tehnice si organizatorice de securitate a datelor cu caracter personal pentru protejarea acestor date impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat.
Politici dedicate. Adoptam si revizuim periodic practicile si politicile de prelucrare a datelor clientilor nostri, inclusiv masurile fizice si electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat si alte posibile amenintari la securitatea acestora. Verificam constant modul in care aplicam propriile politici de protectie a datelor cu caracter personal si in care respectam legislatia protectiei datelor.
Minimizarea datelor. Datele dumneavoastra cu caracter personal pe care le prelucram sunt limitate la cele strict necesare, adecvate si relevante pentru scopurile declarate in prezenta nota de informare.
Back-up-uri. Asiguram sistemele noastre de acces sau modificarea neautorizata sau accidentala ale datelor dumneavoastra si de alte posibile amenintari la adresa securitatii acestora. Realizam arhive (back-up-uri) lunare, pe care le pastram securizat pe durata executarii contractelor incheiata cu dumneavoastra.
Instruirea personalului. Societatea Contexpert Tax Advisory S.R.L. face informarea personalului cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, la cerintele minime de securitate a prelucrarilor de date cu caracter personal, precum si cu privire la riscurile pe care le comporta prelucrarea datelor cu caracter personal, in functie de specificul activitatii.
Controlul personalului si a furnizorilor de servicii. Prestatorul Introduce in contractele cu cei care prelucreaza pentru noi (persoane imputernicite) sau impreuna cu noi (alti operatori – operatori asociati) clauze pentru asigurarea protectiei datelor pe care le prelucram.
V. Drepturile persoanelor a caror date personale sunt prelucrate :
- Dreptul de a fi informat cu privire la datele personale prelucrate;
- Dreptul de acces la datele personale prelucrate;
- Dreptul la rectificarea datelor prelucrate;
- Dreptul la stergerea datelor prelucrate atunci cand acestea nu mai sunt necesare sau consimtamantul a fost retras;
- Dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor;
- Dreptul la portabilitatea datelor catre alt Operator;
- Dreptul de a obiecta;
- Dreptul de a se adresa justitiei.
Societatea Contexpert Tax Advisory S.R.L. va stoca datele cu caracter personal pe toata durata executarii contractului de prestari servicii financiar – contabile. Pentru stocarea acestora (in format electronic), folosim serverele proprii specializate.
Desi luam toate masurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostra, Societatea Malory Contexpert S.R.L. nu poate garanta lipsa oricarei incalcari de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. In cazul nefericit si putin probabil in care o astfel de incalcare va surveni, vom notifica Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal cat si persoana vizata cu privire la incalcarea securitatii datelor cu caracter personal, urmand procedurile legale pentru solutionare.
Prezentul Acord reprezinta intelegerea Partilor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal in legatura cu executarea Contractului si inlocuieste orice alte prevederi, alt acord si intelegere anterioara, indiferent de forma, incheiate de Parti in ceea ce privesc rolurile si obligatiile ce revin acestora in legatura cu prelucrarea datelor cu caracter personal pentru executarea Contractului.